Hybride werken
‘Werken waar het werken kan’
“Ons motto is ‘werken waar het werken kan’, dat kan bij je eigen afdeling, buiten, thuis of bij een andere afdeling. Dat is de basisgedachte voor de transformatie van het gemeentehuis in Amstelveen.”
Hans Schekermans, projectdirecteur bij de gemeente Amstelveen vertelt over de enorme transformatie van het interieur van het gemeentehuis in Amstelveen. Een transformatie die inmiddels is voltooid.
Geen verhuisbeweging meer
“Onze organisatie is in beweging. Het nadeel van onze oude huisvesting was dat zodra een afdeling aan het uitbreiden was het niet paste in de kamers die er waren. Daardoor waren er constant verhuisbewegingen en dat brengt onrust.
We zijn met PD Group om de tafel gaan zitten om te kijken hoe het beter kon. Zo kwamen we tot de conclusie om te compartimenteren in kleine units zonder gangen. Daaraan is een vergaderreserveringssysteem en werkplekreserveringssysteem (TableAir) gekoppeld. Doordat dit systeem inzicht geeft waar ruimte is, bestaat de behoefte aan verhuizingen niet meer.”
De transformatie van het gemeentehuis in Amstelveen is in negen fases uitgevoerd, verspreid over anderhalf jaar. “Dit doen we om overlast te voorkomen,” vertelt Hans. “Er wordt zo min mogelijk geboord en werkzaamheden die overlast veroorzaken worden uitgevoerd vóór 8.00u of na 16.00u.”
Vlekwerken
Bij de gemeente Amstelveen wordt gesproken van ‘vlekwerken’ in plaats van flexwerken. “Alle afdelingen zijn op een plek (een vlek) te vinden, maar hun medewerkers vinden hun eigen plek in de organisatie. De inrichting van de afdelingen voorkomt dat de mensen het gevoel hebben dat het vol is en verleidt en daagt uit te werken waar het kan.”
Om nog meer duidelijk te maken waar afdelingen/teams zijn gehuisvest is op ludieke wijze gewerkt met grote Google pointers.
Werkplekken
Alle werkplekken bestaan uit reserveerbaar (TableAir) elektrisch verstelbaar zit-sta meubilair. De werkplekken zijn tevens voorzien van zichtbare reserveringssensoren en draadloze oplaadfunctie (Qi) voor mobiele telefoons.
Akoestiek
Hans vertelt hoe er vóór de herinrichting bij alle medewerkers is geïnventariseerd wat hun wensen en behoeften zijn. “Mensen gaven aan een goede akoestiek te willen op de werkvloer.” Akoestische maatregelen zijn verwerkt in de plafonds, de schermen tussen de zit-sta bureaus, de vloerbedekking, de groene roomdividers, de passages en zelfs de lockers hebben een akoestische bekleding.
Er was grote behoefte aan akoestische spreek- en vergaderruimtes. “Daar is naar geluisterd.
Er zijn inmiddels 150 vergader- en focusruimtes gerealiseerd.
No-show preventie
Hans vervolgt: “Alle focus- en vergaderruimtes hebben een no-show detectie van TableAir, het geavanceerde werkplek- en vergaderruimte reserveringssysteem waarvan we gebruik maken. Wanneer de afspraak om welke reden dan ook komt te vervallen en er wordt vergeten af te melden, dan geeft het systeem de focus-/vergaderruimte automatisch vrij, zodat anderen ervan gebruik kunnen maken.”. Dit geldt ook voor de werkplekken.
Lockers
Omdat er bij de gemeente Amstelveen wordt gewerkt volgens de ‘clean desk policy’ (aan het eind van de werkdag moet de werkplek neutraal worden achtergelaten) zijn er lockers geplaatst waar medewerkers gebruik van kunnen maken. Hans legt uit: “Voor iedereen is een locker die mensen vrij mogen gebruiken. Je mag een locker zo lang gebruiken als je wilt. De lockers zijn voorzien van lampjes (bezet/in gebruik) en kunnen zowel met een pasje als via de mobiele app van TableAir geopend worden.
Parkeergarage Amstelveen
En vergeten aspect bij veel organisatie is de fietsenkelder annex parkeergarage. Veelal zijn deze ruimtes slechts verlicht en niet aangenaam om in te verblijven. En dit terwijl voor veel van de medewerkers dit de eerste plek is waar zij het Raadhuis binnengaan. Reden om hier aandacht aan te besteden en deze ruimte aantrekkelijk te maken. Samen met architect Orlando Tjin Asjoe is gewerkt aan dit renovatieproject. Wie nu zijn auto, fiets of motor parkeert, komt in een aangename omgeving met helder licht. PD Group creëerde een frisse, uitnodigende plek die aansluit bij de eerdere verbouwing van de kantoren en vergaderruimtes van het Raadhuis. Daarbij werd niet alleen gekeken naar functionaliteit, maar ook naar beleving. Het doel was om een overzichtelijke omgeving te realiseren met een duidelijke routing. Er is gekozen voor kort kunstgras om een grens te vormen tussen de parkeerplekken voor auto’s en de ruimte voor fietsen. Deze groene elementen dienen niet alleen als visuele scheiding, maar behouden ook de ruimtelijkheid van de parkeergarage. Het groen is doorgetrokken naar de vloer, met parkeervakken die afwijken in kleur om verschillende zones aan te geven. Ook zijn er duidelijk, gemarkeerde plekken voor allerlei verschillende soorten fietsen (bakfietsen, fatbikes, elektrische fietsen, specials) en oplaadplekken. Het eindresultaat is een waardevolle toevoeging aan het gerenoveerde Raadhuis van Gemeente Amstelveen en opnieuw een afgerond project waar PD Group trots op kan zijn.
